Промпт: памятка сотрудникам по первичным документам

GigaChat 2 Max06.10.2026

Памятка сотрудника по работе с документами

Мы ценим ваше время и стараемся сделать работу комфортной. Чтобы наши процессы были эффективными и прозрачными, предлагаем ознакомиться с простыми правилами работы с финансовыми документами.

Что нужно от вас?

• Закрывающие документы — акты выполненных работ, счета-фактуры, товарные накладные и другие подтверждающие документы.
• Авансовый отчет — отчёт после командировок и поездок, подтверждающих расходы компании.

Сроки сдачи документов

• Закрывающие документы предоставляйте до 3-го числа следующего месяца. Например, если вы получили документы в октябре, сдать их нужно до 3 ноября.
• Бумажные оригиналы передайте в бухгалтерию в течение 5 рабочих дней после получения электронных копий.
• Авансовый отчет сдавайте в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Как быстро проверить документ за 30 секунд?

• Проверьте наличие подписей и печатей всех сторон сделки.
• Убедитесь, что реквизиты вашей организации указаны верно.
• Чек должен содержать QR-код, иначе он считается недействительным.
• В акте выполненных работ должна быть подробная информация о содержании оказанных услуг или произведённых работах.

Частые ошибки

Избегаем ошибок, чтобы сэкономить наше общее время:

• Отсутствие подписей или печатей поставщиков.
• Неточный или неполный перечень товаров/услуг в документах.
• Использование универсального передаточного документа (УПД), оформленного на чужое юридическое лицо.
• Предоставление чека без QR-кода.

Куда обращаться?

При возникновении вопросов обращайтесь к нам любым удобным способом:

• По электронной почте: buh@vashakompaniya.ru
• Через корпоративную почту внутри системы обмена сообщениями.
• Лично — приходите, мы открыты для общения!

Спасибо за понимание и сотрудничество!

ChatGPT (GPT-5.5)06.10.2026

Памятка по документам для продаж и снабжения

Коллеги, чтобы мы вовремя закрывали месяц, оплачивали поставщиков и избегали лишних вопросов, пожалуйста, передавайте документы по правилам ниже.

Что нужно от вас

• Получайте документы от клиентов и поставщиков через ЭДО — электронный документооборот.
• Если есть бумажный оригинал — передайте его в бухгалтерию.
• Проверяйте, что документ оформлен на наше юридическое лицо, а не на другую компанию группы.
• После командировки сдавайте документы по расходам:
• чеки;
• билеты;
• посадочные талоны;
• счета из гостиницы;
• другие подтверждения расходов.

Сроки

• Закрывающие документы за месяц — до 3 числа следующего месяца.

Это акты, УПД, накладные — документы, которые подтверждают покупку, продажу или оказание услуг.

• Документы через ЭДО — отправляем и согласовываем сразу, не откладывая на конец месяца.

• Бумажные оригиналы — передать в бухгалтерию в течение 5 дней после получения.

• Авансовые отчёты — в течение 3 дней после командировки.

Авансовый отчёт — это список ваших расходов с подтверждающими документами.

Как проверить документ за 30 секунд

Перед отправкой в бухгалтерию проверьте:

• ✅ Документ оформлен на наше юрлицо.
• ✅ Есть дата и номер документа.
• ✅ Указаны поставщик / клиент и наши реквизиты.
• ✅ Есть подпись поставщика.
• ✅ Если у поставщика используется печать — она стоит на документе.
• ✅ В акте понятно написано, какие услуги оказаны.
• ✅ В чеке есть QR-код.
• ✅ Сумма в документе совпадает с договорённостью, заказом или счётом.
• ✅ Документ отправлен через ЭДО.

Если сомневаетесь — лучше сразу написать в бухгалтерию.

Частые ошибки

• ❌ Нет подписи поставщика.
• ❌ Нет печати, если она должна быть.
• ❌ Чек без QR-кода.
• ❌ В акте написано просто «услуги», без расшифровки.
• ❌ УПД оформлен на другое юридическое лицо.
• ❌ Документ пришёл только в бумаге, но не отправлен через ЭДО.
• ❌ Оригинал лежит у сотрудника и не передан в бухгалтерию.
• ❌ Документы по командировке сданы позже 3 дней после возвращения.

Куда писать

По всем вопросам пишите в бухгалтерию:

• в рабочий чат бухгалтерии;
• или на почту: [укажите почту бухгалтерии].

Если не уверены, подходит ли документ, — отправьте фото или файл на проверку. Мы подскажем, что исправить.

Claude Sonnet 506.10.2026

📋 Памятка по документам для менеджеров и снабженцев

Привет! Чтобы бухгалтерия работала как часы, а у компании не было проблем с налоговой, нам нужна ваша помощь. Вот всё, что важно знать — без занудства.

✅ Что нужно от вас

• Закрывающие документы (это бумаги, которые подтверждают, что услуга оказана или товар получен — акты, накладные, УПД) — присылать по сделкам вовремя.
• Работаем через ЭДО (электронный документооборот — подписываем документы онлайн, без беготни с бумагами).
• Бумажные оригиналы (если ЭДО не было) — тоже нужны, их нельзя терять.
• Авансовые отчёты (отчёт о потраченных в командировке деньгах с чеками) — после каждой поездки.

⏰ Сроки

💡 Чем раньше — тем лучше. Не ждите дедлайна!

🔍 Как проверить документ за 30 секунд

1. Есть подпись и печать поставщика? (не только ваша)
2. Название и реквизиты вашей компании указаны верно? (иногда ставят не то юрлицо)
3. На чеке есть QR-код? Если нет — это не подтверждение оплаты.
4. В акте написано что конкретно сделано (не просто «услуги», а «консультация по продукту, 2 часа»)?
5. Все суммы и даты совпадают с тем, что вы заказывали?

Если да на все пункты — отлично, документ в порядке!

⚠️ Частые ошибки (проверьте именно это!)

• ❌ Нет подписи или печати поставщика
• ❌ Чек без QR-кода (просто бумажка без кода не подтверждает покупку)
• ❌ В акте нет расшифровки услуг — просто «услуги» без деталей
• ❌ УПД (универсальный передаточный документ) оформлен на другое юрлицо — проверяйте реквизиты компании каждый раз!

📨 Куда писать

Все вопросы и документы — [вставьте контакт: почта/Telegram/ФИО бухгалтера]

Не стесняйтесь спрашивать, если сомневаетесь — лучше уточнить, чем потом переделывать 🙂

Gemini 2.5 Flash06.10.2026

Памятка от Главного Бухгалтера для Менеджеров и Снабженцев

Привет! Я ваш главный бухгалтер, и эта памятка поможет нам сделать нашу работу еще более слаженной и эффективной. Ваша внимательность к деталям в документах очень важна, ведь от этого зависит своевременность расчетов с поставщиками и отсутствие проблем с налоговой. Давайте сделаем это вместе!

Что нужно от вас

• Закрывающие документы: Это акты, накладные, УПД (универсальный передаточный документ) – все, что подтверждает факт оказания услуг или поставки товаров.
• Авансовые отчеты: Если вы получали деньги на командировку или другие нужды, нужно отчитаться о расходах.
• Внимательность: Проверяйте документы, которые вам присылают или выдают. Это займет всего минуту, но сэкономит часы на исправлениях.

Сроки, которые нужно соблюдать

• Закрывающие документы: Сдаем в бухгалтерию до 3 числа следующего месяца. Например, документы за январь – до 3 февраля.
• ЭДО (Электронный Документооборот): Все документы, по возможности, присылаем через ЭДО. Это быстро, удобно и экологично!
• Бумажные оригиналы: Если документ был в бумажном виде, приносите его в бухгалтерию в течение 5 рабочих дней после получения.
• Авансовые отчеты: Сдаем в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или выполнения задачи, на которую выдавались деньги.

Как проверить документ за 30 секунд

Перед тем как отправить документ в бухгалтерию или принять его от поставщика, быстро пробегитесь по этим пунктам:

1. Название нашей компании: Убедитесь, что в документе указано правильное название нашего юридического лица.
2. Подпись и печать: Есть ли подпись ответственного лица поставщика и печать (если она используется)?
3. Чек с QR-кодом: Если это кассовый чек, обязательно проверьте наличие QR-кода. Без него чек недействителен для налоговой.
4. Расшифровка услуг/товаров: В акте или накладной должно быть понятно, за что мы платим. Например, не просто "Услуги", а "Услуги по настройке оборудования" или "Поставка канцелярских товаров".

Частые ошибки, которых легко избежать

• Нет подписи или печати поставщика: Документ без этих атрибутов не имеет юридической силы. Просите поставщика поставить подпись и печать.
• Чек без QR-кода: Такой чек не может быть принят к учету. Всегда проверяйте его наличие.
• Акт без расшифровки услуг: Нам нужно понимать, за что конкретно мы платим. Просите детализацию.
• УПД на другое юрлицо: Внимательно проверяйте, чтобы в документе было указано именно наше юридическое лицо, а не другое, даже если оно похоже по названию.

Куда писать, если есть вопросы

Если у вас возникли вопросы по документам, срокам или заполнению авансовых отчетов, не стесняйтесь обращаться!

• Электронная почта: [Укажите адрес электронной почты бухгалтерии]
• Внутренний чат/мессенджер: [Укажите название чата или мессенджера, например, "Бухгалтерия"]
• Телефон: [Укажите внутренний номер телефона бухгалтерии]

Мы всегда готовы помочь и подсказать! Спасибо за ваше сотрудничество!

С уважением,
Ваш Главный Бухгалтер