Промпт: повестка и формат планёрки

Новый формат

Цель: синхронизация действий, фиксация решений и постановка чётких задач на неделю.

Длительность: 30–40 минут.

Кто участвует: вся команда + руководитель отдела.

Правила:

• Каждый докладывает коротко — максимум 2 минуты.
• Решения сразу фиксируются протоколом.
• Все участники активно участвуют, никаких параллельных дел во время встречи.

---

Повестка по минутам

---

Что каждый участник готовит заранее?

Каждый должен подготовить небольшой отчет по шаблону:

✅ Достигнуто (результаты прошлой недели)
🔧 В работе (текущие активности)
❓ Проблемы/вопросы
➡️ Планируемое (цели на ближайшую неделю)

---

Шаблон протокола

Решения → задачи → сроки → ответственные

Пример оформления:

✅ Решение №1: Изменение структуры рекламных кампаний.  
Задача: Пересмотреть структуру объявлений для увеличения конверсии.  
Срок: среда следующей недели.  
Отвечающий: Таргетолог Иван Иванов.  

Решение №2: Утверждение нового креатива.  
Задача: Согласовать макеты баннеров с дизайнером.  
Срок: пятница текущей недели.  
Отвечающий: Руководитель отдела Петр Петров.  

Передача в Kaiten и Telegram:

• После окончания планёрки назначенный секретарь переносит данные из протокола в соответствующие карточки Kaiten.
• Важнейшие моменты публикуются в чате Telegram для ознакомления всех участников команды.

---

Сообщение сотрудникам

«Коллеги! С понедельника вводим новый формат планёрок: теперь будем собираться всего на полчаса, с чёткой повесткой и правилами участия. Задача — повысить эффективность работы команды. От вас потребуется подготовка короткого отчёта по новому шаблону и активное участие в обсуждениях. Протокол будет формироваться оперативно, а принятые решения будут зафиксированы и переданы вам для выполнения».

---

Признаки успешного формата спустя месяц:

• Четкое понимание каждым сотрудником своих задач и сроков.
• Сокращение числа повторяющихся вопросов и обсуждений.
• Регулярное выполнение поставленных целей согласно запланированным датам.
• Повышенная вовлечённость сотрудников в процесс принятия решений.

Ниже — формат одной еженедельной планёрки, но короче, с фокусом на решения и ответственность.

---

1. Новый формат планёрки

Цель

Синхронизироваться по ключевым маркетинговым приоритетам на неделю, быстро снять блокеры и зафиксировать решения.
Не отчитываться «кто что делал», а договориться: что делаем, кто отвечает, к какому сроку.

Длительность

45 минут, каждый понедельник.
Если повестка закончилась раньше — завершаем раньше. Обсуждения глубже 5 минут выносим в отдельный разбор в рабочем порядке, без всей команды.

Кто участвует

Вся маркетинг-команда: SMM, таргет, дизайнеры, контент, руководитель/лид.
Каждый приходит подготовленным по своим задачам, но говорит только о важном: приоритеты, риски, блокеры, решения.

Правила

1. Не пересказываем всю проделанную работу — она видна в Kaiten.
2. Всё, что решили, сразу фиксируется в протоколе: решение, задача, ответственный, срок.
3. Если вопрос не касается большинства команды — не обсуждаем его на планёрке, назначаем ответственных и уходим в Kaiten/Telegram.

---

2. Повестка по минутам

0–5 мин — Старт и фокус недели

• Руководитель коротко называет главные цели недели.
• Проверка: какие кампании, публикации, дедлайны, запуски критичны.

5–15 мин — Статус по ключевым задачам

Каждый участник говорит максимум по 1 минуте:

• что главное на этой неделе;
• что может сорваться;
• от кого нужна помощь или решение.

Важно: не рассказывать весь список задач, только критичное.

15–25 мин — Блокеры и зависимости

Обсуждаем только то, что мешает двигаться:

• нет материалов;
• не согласован креатив;
• зависла задача между ролями;
• нужен бюджет/доступ/решение.

По каждому блокеру фиксируем: кто решает и до какого срока.

25–35 мин — Решения по повторяющимся вопросам

Берём 1–3 вопроса, которые «ходят по кругу» из недели в неделю.
Например:

• кто финально согласует визуалы;
• когда отдавать ТЗ дизайнеру;
• что считать готовым постом;
• как быстро утверждать рекламные креативы.

Формулируем правило/решение и фиксируем.

35–42 мин — План недели и ответственные

Проверяем:

• у каждой важной задачи есть ответственный;
• есть срок;
• задача заведена или будет заведена в Kaiten;
• понятно, кому что делать после встречи.

42–45 мин — Итоги

Вслух проговариваем:

• главные решения;
• ключевые дедлайны;
• кто что делает сегодня/на этой неделе.

После этого протокол уходит в Telegram, задачи — в Kaiten.

---

3. Что каждый участник готовит заранее

Каждый участник до планёрки обновляет свои задачи в Kaiten и готовит короткий статус по шаблону.

Шаблон подготовки

1. Главное на эту неделю:
1–2 задачи, которые реально влияют на общий результат.

2. Риски/блокеры:
Что может сорваться, чего не хватает, от кого нужна помощь.

3. Нужны решения:
Какие вопросы нужно решить на планёрке, если без этого задача не движется.

4. Что не обсуждаем вслух:
Обычные выполненные задачи — просто обновить в Kaiten до встречи.

Пример:

> Главное: запустить кампанию по продукту Х, подготовить 5 постов на неделю.
> Блокер: нет финального оффера от продукта, без него не запускаем таргет.
> Нужно решение: согласовать бюджет и дату запуска.
> В Kaiten: статусы обновлены.

---

4. Шаблон протокола

Протокол лучше вести в одном месте: Google Docs/Notion/в описании карточки Kaiten — как удобнее. Главное, чтобы ссылка была одна и всегда доступна.

Шаблон протокола планёрки

Дата:
Участники:
Фокус недели:

---

1. Решения

---

2. Задачи

---

3. Блокеры

---

Как переносить в Kaiten

1. Все задачи из протокола должны быть заведены в Kaiten в течение 1 часа после планёрки.
2. У каждой карточки должны быть:
3. понятное название;
4. ответственный;
5. срок;
6. чек-лист или описание результата;
7. ссылка на материалы, если есть.
8. Если задача уже была в Kaiten — не создаём дубль, а обновляем существующую карточку.
9. В протоколе рядом с задачей ставим ссылку на карточку.

Как переносить в Telegram

После планёрки в общий чат отправляется короткое резюме, не весь протокол.

Шаблон сообщения:

> Итоги планёрки от 10.10
>
> Фокус недели: запуск кампании Х, контент к акции Y.
>
> Решения:
> 1. Креативы согласуем за 1 рабочий день.
> 2. Задачи дизайну ставим только с ТЗ по шаблону.
>
> Задачи:
> — Анна: оффер для таргета до 10.10 17:00
> — Иван: 3 креатива до 11.10
> — Мария: контент-план до 13.10
>
> Все задачи — в Kaiten: [ссылка]

---

5. Сообщение команде о новом формате

Коллеги, с ближайшего понедельника меняем формат планёрки. Цель — за 45 минут договориться о приоритетах недели, снять блокеры и зафиксировать решения. Не будем по кругу рассказывать всё, что делали: статусы обновляем в Kaiten заранее. На встрече говорим только про главное, риски и вопросы, где нужно решение. По итогам будет короткий протокол: решения, задачи, ответственные и сроки. Так хотим сделать планёрку короче и полезнее для всех.

---

6. Как понять через месяц, что формат работает

Через месяц можно оценить по таким признакам:

1. Планёрка укладывается в 45 минут

Если большинство встреч заканчиваются за 40–45 минут без ощущения, что всё скомкано, формат работает.

2. Люди приходят подготовленными

В Kaiten до встречи обновлены статусы задач.
На самой встрече участники говорят коротко и по делу.

3. Меньше повторяющихся обсуждений

Темы, которые раньше обсуждались каждую неделю, превращаются в зафиксированные правила или решения.
Если вопрос повторяется — значит, решение не было принято или не внедрено.

4. После встречи понятно, кто что делает

У каждой задачи есть:

• ответственный;
• срок;
• карточка в Kaiten;
• понятный следующий шаг.

5. Меньше обсуждений в Telegram «а кто это делает?»

В чате становится меньше уточнений про ответственность, сроки и статус задач.

6. Блокеры снимаются быстрее

На планёрке блокеры не просто обсуждаются, а получают владельца и срок решения.

7. Команда не воспринимает планёрку как отчёт ради отчёта

Люди видят практическую пользу: решения принимаются, задачи проясняются, время не тратится на лишние подробности.

Перестройка планёрки маркетинг-отдела

1. Новый формат

Цель: Синхронизировать команду по приоритетам недели, снять блокеры, зафиксировать решения — а не отчитаться о том, что уже и так видно в Kaiten.

Длительность: 30 минут (жёсткий таймер).

Участники: Все 8 человек, но формат меняет фокус — не «расскажи всё», а «скажи главное».

Правила:

• Говорим только про текущую неделю и блокеры, не пересказываем Kaiten построчно
• Если обсуждение уходит в детали дольше 2 минут — переносим в отдельный созвон/переписку
• Протокол ведёт один и тот же человек (ротация по неделям), публикует в течение 30 минут после встречи

---

2. Повестка по минутам (30 мин)

---

3. Что готовит каждый участник заранее

Шаблон в Telegram-чате (отправить до начала встречи, в треде «Подготовка к планёрке»):

Имя:
1. Сделано на прошлой неделе (1 строка, не список всех задач)
2. В фокусе на этой неделе (1-2 пункта)
3. Блокер / нужна помощь (если есть)

Это не отчёт для чтения вслух — это шпаргалка, чтобы на встрече говорить по делу за 2 минуты, а не формулировать на ходу.

---

4. Шаблон протокола

ПЛАНЁРКА [дата]
Участники: [отметить отсутствующих]

РЕШЕНИЯ:
1. [Решение] — почему так решили (1 строка)

ЗАДАЧИ:
| Задача | Ответственный | Срок |
|---|---|---|
|   |   |   |

БЛОКЕРЫ (требуют внимания до следующей встречи):
- [что] — [кто поможет]

Куда переносить:

• Задачи → сразу в Kaiten (карточка с ответственным и сроком), фасилитатор делает это в течение 30 мин после встречи
• В Telegram-чат → короткое сообщение со ссылкой на карточки + решения текстом (без таблиц, 3-5 строк)
• Протокол целиком → в закреп чата или отдельный канал/документ, который накапливается (чтобы не искать по истории)

---

5. Сообщение команде (под 600 знаков)

> Друзья, меняем формат планёрки с понедельника.
> Было: 1,5 часа, рассказываем всё подряд, решения теряются.
> Будет: 30 минут, по делу — что в фокусе, что блокирует, кому нужна помощь.
> Детали готовим заранее по шаблону (кину отдельно), на встрече не читаем с листа, а говорим кратко.
> Решения и задачи фиксируем в протоколе, задачи сразу уходят в Kaiten.
> Фасилитатора на протокол назначаем по очереди — на этой неделе [Имя].
> Если формат не сработает — обсудим и поправим, но для начала держим 30 минут строго.

---

6. Признаки, что формат работает (через месяц)

• Планёрка стабильно укладывается в 30 минут без переносов
• В протоколах видно, что решения не повторяются неделя к неделе (раньше одно и то же — теперь отмечено «решено»)
• В Kaiten после планёрки появляются новые/обновлённые карточки с ответственным и сроком в тот же день
• На вопрос «что мне делать на этой неделе» каждый может ответить без пересматривания переписки
• Меньше сообщений в стиле «а что мы решили на планёрке?» в общем чате
• Люди не листают телефон во время встречи (субъективно, но заметно)

Отлично, давайте перестроим ваши планерки! Цель – сделать их максимально эффективными и безболезненными.

1. Новый формат планерки

Цель: Синхронизация команды по ключевым задачам, выявление и быстрое решение текущих блокировок, фиксация договоренностей и распределение ответственности.

Длительность: 30-40 минут.

Кто участвует: Вся команда маркетинга (8 человек) + руководитель отдела.

Правила:

• Приходим подготовленными: Каждый заранее заполняет свой отчет по шаблону.
• Говорим по существу: Фокусируемся на прогрессе, блокировках и планах, избегаем долгих рассказов "что делал".
• Решения фиксируются сразу: Все договоренности и задачи вносятся в протокол и Kaiten.

2. Повестка по минутам (35 минут)

• 5 минут: Обзор ключевых метрик/целей недели (Руководитель)
• Кратко напоминает о главных приоритетах отдела на текущую неделю.
• Озвучивает общие важные новости/изменения.
• 20 минут: Отчеты по задачам (По 2-3 минуты на человека)
• Каждый сотрудник по очереди озвучивает:
• Прогресс по ключевым задачам (только те, что в работе или завершены).
• Основные блокировки/проблемы, требующие внимания команды.
• Планы на текущую неделю (1-2 главные задачи).
• Вопросы и обсуждение только по существу блокировок.
• 5 минут: Обсуждение общих блокировок/проблем (Команда)
• Быстрое мозговое штурм по озвученным проблемам.
• Принятие решений или назначение ответственных за дальнейшую проработку.
• 5 минут: Фиксация решений и задач (Ведущий/Руководитель)
• Краткое подведение итогов: что решили, кто что делает, к какому сроку.
• Назначение ответственного за внесение в Kaiten и Telegram.

3. Что каждый участник готовит заранее и в каком виде

Каждый сотрудник заполняет короткий шаблон в общем документе (например, Google Docs или отдельная задача в Kaiten с комментариями) до начала планерки.

Шаблон отчета:

• Завершено (прошлая неделя): [Название задачи 1], [Название задачи 2].
• В работе (прошлая неделя): [Название задачи 1] (статус: [в процессе/на проверке]), [Название задачи 2] (статус: [заблокировано]).
• Блокировки/Проблемы: [Описание проблемы, что нужно от команды/другого отдела].
• Планы (текущая неделя): [Название задачи 1], [Название задачи 2].

4. Шаблон протокола

Протокол ведется в реальном времени во время планерки (например, в Google Docs).

Протокол планерки от [Дата]

Присутствовали: [Список участников]

Ключевые приоритеты недели: [Озвученные руководителем]

Как переносить в Kaiten и Telegram:

• Kaiten: После планерки ответственный за протокол создает/обновляет карточки в Kaiten для всех новых задач и решений. В заголовке карточки – суть задачи, в описании – детали и ссылка на протокол.
• Telegram: В общий чат отправляется краткое резюме планерки: "Итоги планерки: [ссылка на протокол]. Ключевые задачи/решения: [краткий список 3-5 пунктов]. Все задачи уже в Kaiten."

5. Как объявить команде новый формат

Сообщение в Telegram/почте:

Коллеги,

Нам предстоит перестроить формат еженедельных планерок, чтобы они стали короче и продуктивнее. С [дата следующей планерки] мы переходим на новый формат: 30-40 минут, фокус на ключевых задачах и блокировках.

Каждый будет готовить краткий отчет заранее по шаблону (прикрепляю). Все решения и задачи будут фиксироваться в протоколе и сразу переноситься в Kaiten.

Уверен, это поможет нам эффективнее синхронизироваться и быстрее двигаться к целям. Подробности обсудим на следующей встрече.

С уважением,
[Ваше имя]

6. Признаки, что формат работает (через месяц)

1. Длительность: Планерки стабильно укладываются в 30-40 минут.
2. Вовлеченность: Все сотрудники активно слушают и участвуют в обсуждении блокировок, а не отвлекаются.
3. Фиксация: Протокол заполняется качественно, и все решения/задачи оперативно переносятся в Kaiten.
4. Повторы: Количество повторных обсуждений одних и тех же вопросов значительно сократилось.
5. Ясность: В конце планерки каждый четко понимает свои задачи и задачи коллег на неделю.
6. Меньше "пожаров": Количество срочных вопросов и проблем, которые могли бы быть решены на планерке, но всплыли позже, уменьшилось.

Удачи в реализации! Этот подход поможет вам значительно повысить эффективность командных встреч.