Промпт: переход на кадровый ЭДО: памятка сотрудникам

1. ПАМЯТКА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Что изменится?

Теперь вы сможете подавать заявления и получать расчетные листки онлайн — прямо через личный кабинет сотрудника на сайте компании. Мы начинаем работу с системой кадрового электронного документооборота (КЭДО), чтобы упростить взаимодействие с отделом кадров и ускорить обработку документов.

Как подписать документ?

1. Авторизуйтесь в личном кабинете.
2. Перейдите во вкладку «Документы».
3. Найдите нужный документ («Заявления», «Приказы», «Расчётный листок»).
4. Ознакомьтесь с документом, нажмите «Подписать».
5. Подтверждение произойдет автоматически с помощью вашего государственного ключа электронной подписи (Госключ).

Если возникли трудности

Не получилось войти в систему или возник другой вопрос? Напишите нам письмо на почту hr@apteka.ru или позвоните по телефону +7(495)XXX-XX-XX. Всегда рады помочь!

---

2. ОТВЕТЫ НА БЕСПОКОЙСТВА СОТРУДНИКОВ

Вопрос: А если у меня нет компьютера?

Вы можете воспользоваться любым доступным устройством с выходом в интернет: личным смартфоном, планшетом или компьютером коллеги. Доступность системы предусмотрена на всех устройствах.

Вопрос: Это законно без живой подписи?

Да, абсолютно законно! Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как обычная рукописная подпись согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи». Ваш государственный ключ обеспечивает надежность документа.

Вопрос: Не хочу устанавливать еще одно приложение.

Вам ничего дополнительно скачивать не нужно. Всё происходит через браузер, никаких приложений устанавливать не придется.

Вопрос: Увольнение тоже будет электронным?

Нет, увольнение пока останется традиционным бумажным процессом, поскольку законодательство допускает использование электронных документов только для определённых видов документов ([проверить]).

---

3. ТЕКСТ ПИСЬМА-ОБЪЯВЛЕНИЯ ОТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Уважаемые сотрудники сети аптек!

Мы рады объявить вам о запуске новой удобной системы — кадрового электронного документооборота (КЭДО). Теперь вы сможете отправлять заявления на отпуска, ознакомиться с графиками работы и локальными нормативными актами быстрее и проще — прямо через ваш личный кабинет на нашем корпоративном портале.

Эта система позволит сократить время ожидания решений и сделает процессы взаимодействия с HR-отделом комфортнее и прозрачнее. Вы сможете оперативно просматривать ваши расчёты и подписывать необходимые документы буквально одним кликом.

Для тех, кто уже освоился с цифровыми технологиями, переход станет удобным инструментом экономии времени. Тем, кому нужна помощь, наши специалисты помогут разобраться в деталях.

Пожалуйста, пройдите регистрацию в системе и убедитесь сами, насколько легко теперь решать любые рабочие вопросы!

С уважением,
Иванов Иван Иванович
Генеральный директор сети аптек ООО «Аптека»

---

4. ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ HR-СЛУЖБЫ

---

Этот чек-лист поможет обеспечить плавный переход на новый формат документооборота, учитывая интересы и права каждого сотрудника.

1) Памятка для сотрудников: переходим на кадровый электронный документооборот

Что меняется

С «___» ______ 202_ года в нашей аптечной сети часть кадровых документов будет оформляться электронно — без бумаги и поездок в офис.

В электронный вид переводим:

• заявления и приказы на отпуск;
• расчётные листки;
• ознакомление с локальными нормативными актами;
• графики работы.

Документы будут доступны в сервисе КЭДО и подписываться через Госключ — это официальный сервис для электронной подписи.

Важно: если вы были приняты на работу до даты перехода на КЭДО, у вас есть право отказаться от электронного кадрового документооборота — порядок зависит от актуальной редакции ТК РФ, ст. 22.1–22.3 [проверить актуальную редакцию ТК РФ]. Если вы не хотите переходить на КЭДО, обратитесь в HR.

---

Как подписать документ

Шаг 1. Получите уведомление

Когда документ будет направлен вам на подписание или ознакомление, вы получите уведомление:

• в сервисе КЭДО;
• на e-mail / телефон, указанный работодателю;
• при необходимости — через руководителя аптеки или HR.

Шаг 2. Откройте документ

Зайдите в сервис КЭДО со смартфона или компьютера.
Проверьте данные: ФИО, даты, подразделение, вид документа.

Шаг 3. Подпишите через Госключ

Если документ требует подписи:

1. нажмите «Подписать»;
2. перейдите в Госключ;
3. подтвердите подписание;
4. вернитесь в сервис КЭДО и убедитесь, что статус документа изменился на «Подписан».

Шаг 4. Сохраните при необходимости

Документ будет храниться в электронном виде. При необходимости вы можете скачать копию или запросить её у HR.

---

Если не получается

Если у вас:

• нет компьютера;
• не устанавливается приложение;
• не приходит код;
• не получается войти;
• ошибка при подписании;
• вы не понимаете, какой документ вам направлен,

обратитесь за помощью.

Куда писать:

HR: __________________________
Телефон / WhatsApp / Telegram: __________________________
E-mail: __________________________
График поддержки: __________________________

Также можно обратиться к заведующей / заведующему аптекой — они передадут вопрос в HR.

---

Что важно знать

• Компьютер не обязателен — документы можно подписывать со смартфона.
• Электронная подпись через Госключ имеет юридическую силу.
• Если документ вызывает вопросы, не подписывайте сразу — напишите HR.
• Расчётные листки будут доступны электронно, как и раньше, вы сможете уточнить расчёт у бухгалтерии.
• Увольнение сейчас не переводится в электронный формат в рамках нашего запуска. Приказы об увольнении относятся к документам, по которым есть отдельные ограничения в ТК РФ [проверить актуальную редакцию].

---

2) Ответы на опасения сотрудников

«А если у меня нет компьютера?»

Компьютер не нужен. Документы можно открыть и подписать со смартфона. Если смартфона тоже нет или есть технические сложности, обратитесь в HR — мы предложим удобный вариант оформления документов.

---

«Это законно без живой подписи?»

Да, кадровый электронный документооборот предусмотрен Трудовым кодексом РФ, в частности статьями 22.1–22.3 ТК РФ [проверить актуальную редакцию]. Электронная подпись через Госключ используется для подтверждения личности и подписания документов. Такой документ имеет юридическую силу.

---

«Не хочу ставить ещё одно приложение»

Понимаем. Госключ нужен только для безопасного подписания документов электронной подписью. Это официальный государственный сервис. Если у вас есть вопросы по установке или использованию, HR поможет пройти первые шаги.

Если вы были приняты до перехода на КЭДО, у вас может быть право отказаться от электронного документооборота — обратитесь в HR, мы объясним порядок [проверить актуальную редакцию ТК РФ].

---

«Увольнение тоже будет электронным?»

Нет, на первом этапе мы переводим только отпуска, расчётные листки, ознакомление с локальными актами и графики работы.

Приказы об увольнении относятся к документам, по которым в ТК РФ установлены отдельные правила и ограничения для электронного документооборота [проверить актуальную редакцию]. Если такая процедура когда-либо будет меняться, мы заранее уведомим сотрудников.

---

«Я боюсь случайно подписать что-то не то»

Перед подписанием вы всегда видите сам документ. Если что-то непонятно — не подписывайте сразу, напишите HR или руководителю аптеки. Мы объясним, что это за документ и зачем он нужен.

---

«А если я пропущу уведомление?»

Сервис фиксирует статус документа. HR будет видеть, что документ не подписан или не просмотрен, и дополнительно свяжется с вами. Наша цель — не наказать, а помочь вовремя оформить документы.

---

«Мои данные будут в безопасности?»

Сервис КЭДО и Госключ используют защищённые каналы и электронную подпись. Доступ к кадровым документам имеют только уполномоченные сотрудники. Дополнительно компания оформляет необходимые документы по обработке персональных данных [проверить комплект локальных документов].

---

3) Текст письма-анонса от руководителя

Тема: Переходим на электронное оформление кадровых документов

Уважаемые коллеги!

Мы запускаем в компании кадровый электронный документооборот — КЭДО. Это позволит быстрее оформлять отпуска, знакомиться с графиками работы и локальными документами, получать расчётные листки без бумажного обмена и лишних поездок в офис.

Для нашей сети из 46 аптек это важный шаг: сотрудники работают в разных точках, и бумажные документы не всегда удобно передавать и хранить. Электронный формат поможет сделать процессы быстрее и прозрачнее.

На первом этапе в электронный вид переводим:

• заявления и приказы на отпуск;
• расчётные листки;
• ознакомление с локальными актами;
• графики работы.

Подписание документов будет проходить через Госключ. Это официальный сервис для электронной подписи.

Переход будет организован постепенно. HR подготовит инструкции, поможет установить необходимые приложения и ответит на вопросы. Если у вас нет компьютера или возникают технические сложности, это не проблема — документы можно подписывать со смартфона, а при необходимости HR поможет найти решение.

Отдельно отмечу: если вы были приняты на работу до перехода на КЭДО, у вас есть право отказаться от электронного кадрового документооборота в случаях и порядке, предусмотренных Трудовым кодексом РФ [проверить актуальную редакцию ст. 22.1–22.3 ТК РФ]. По всем вопросам можно обратиться в HR.

Мы понимаем, что новый формат может вызывать вопросы. Поэтому переход будет сопровождаться консультациями и поддержкой. Наша задача — сделать оформление документов удобнее для сотрудников и компании.

С уважением,
__________________________
Должность
ФИО

---

4) Чек-лист для HR по переходу на КЭДО

А. Правовая подготовка

---

Б. Локальные акты и документы

Минимальный комплект для подготовки:

1. Приказ о введении кадрового электронного документооборота.
2. Положение о кадровом электронном документообороте.
3. Уведомление работников о введении КЭДО.
4. Согласие работника на взаимодействие через КЭДО — если требуется.
5. Форма отказа от КЭДО — для работников, имеющих право отказаться.
6. Инструкция для сотрудников по работе в сервисе КЭДО и Госключе.
7. Инструкция для HR и руководителей аптек.
8. Изменения в локальные акты, если в них сейчас указан только бумажный порядок:
9. правила внутреннего трудового распорядка;
10. положение об оплате труда;
11. положение о персональных данных;
12. положение о документообороте;
13. регламент предоставления отпусков;
14. регламент ознакомления с ЛНА;
15. порядок выдачи расчётных листков.
16. Реестр сотрудников: согласие / отказ / не ответил / техническая помощь нужна.
17. Акт или протокол тестового запуска — желательно для фиксации готовности системы [проверить необходимость].

---

В. Настройка 1С:ЗУП

---

Г. Настройка сервиса КЭДО

---

Д. Коммуникации с сотрудниками

---

Е. Пилот и запуск

Рекомендуемый план:

1. Неделя 1–2: правовая проверка, подготовка документов, настройка проекта.
2. Неделя 3: настройка 1С:ЗУП и сервиса КЭДО, тестовые пользователи.
3. Неделя 4: пилот на 1–2 аптеках, проверка отпусков и расчётных листков.
4. Неделя 5: корректировки, обучение заведующих и HR.
5. Неделя 6: запуск для всех 46 точек.
6. Неделя 7–8: сопровождение, отчёт по подписанию, решение ошибок.

---

Ж. Контрольные вопросы перед запуском

• Все ли 380 сотрудников загружены в сервис КЭДО?
• У всех ли актуальны телефоны, e-mail, СНИЛС?
• Настроена ли интеграция с 1С:ЗУП?
• Проверено ли подписание через Госключ?
• Есть ли список сотрудников, которые согласились / отказались / не ответили?
• Готов ли бумажный процесс для тех, кто отказался?
• Знают ли заведующие аптек, что отвечать сотрудникам?
• Есть ли единый канал поддержки?
• Проверены ли шаблоны документов?
• Понятно ли, какие документы не переводим в электронный вид?
• Есть ли план действий при техническом сбое?
• Назначены ли ответственные HR и администраторы системы?

---

З. Что зафиксировать отдельно

1. Сотрудники, принятые до перехода на КЭДО.

Нужно проверить их право на отказ и порядок получения согласия/отказа по актуальной редакции ТК РФ.

1. Сотрудники, которые отказались.

Для них сохраняется бумажный кадровый документооборот по соответствующим документам.

1. Увольнение.

Не включать в первый этап. По приказам об увольнении и связанным документам проверить ограничения ТК РФ перед любыми изменениями.

1. Расчётные листки.

Проверить, достаточно ли электронного способа выдачи по локальным актам и трудовым договорам/уведомлениям [проверить].

1. ЛНА и графики работы.

Убедиться, что электронное ознакомление фиксирует дату, время, личность сотрудника и статус ознакомления.

Материалы для перехода на КЭДО

---

1. ПАМЯТКА ДЛЯ СОТРУДНИКА (1 страница)

Что меняется с [дата]

Часть кадровых документов теперь оформляется электронно, без бумаги и очной подписи:

• заявления и приказы на отпуск
• расчётные листки
• ознакомление с локальными актами компании
• графики работы

Подписывать документы можно со смартфона или компьютера — через приложение «Госключ» и сервис КЭДО.

Как подписать документ — пошагово

1. Вы получаете уведомление (push, SMS или на почту) о новом документе в сервисе КЭДО.
2. Открываете сервис КЭДО (ссылка/приложение: [указать]).
3. Читаете документ.
4. Нажимаете «Подписать» — сервис перенаправляет в приложение «Госключ».
5. Подтверждаете подписание в Госключе (Face ID / отпечаток / код).
6. Готово — документ подписан, копия доступна в вашем личном кабинете всегда.

Если не получается

Куда обращаться

• По кадровым вопросам: [ФИО HR, телефон, Telegram/WhatsApp]
• По техническим вопросам (не работает сервис/Госключ): [контакт IT-поддержки или поддержки сервиса КЭДО]
• Очно: ваш администратор аптеки / управляющий точкой

---

2. ОТВЕТЫ НА ОПАСЕНИЯ СОТРУДНИКОВ

«А если у меня нет компьютера?»
Это не проблема — всё работает со смартфона, даже с бюджетного. Если нет и его, на каждой точке есть рабочее устройство, с которого можно подписать документы. Поможем настроить.

«Это законно без живой подписи?»
Да. Подпись через Госключ — это усиленная квалифицированная электронная подпись, она юридически равнозначна собственноручной. КЭДО регулируется Трудовым кодексом РФ [проверить актуальную редакцию — глава о ЭДО].

«Не хочу ставить ещё одно приложение»
Понимаем. Госключ — государственный сервис, бесплатный, занимает немного места и используется не только для работы, но и для других госуслуг (например, подписание договоров, обращений). Установка — разовая, 10 минут.

«Увольнение тоже будет электронным?»
Нет, на первом этапе в электронный вид переводим только: заявления и приказы на отпуск, расчётные листки, ознакомление с локальными актами, графики работы. Увольнение, трудовой договор и ряд других кадровых документов [проверить, что именно, какие ограничения по ст. 22.1–22.3 ТК РФ] пока оформляются как раньше.

«А если я не согласен на ЭДО вообще?»
Если вы приняты на работу до даты перехода компании на КЭДО — у вас есть право отказаться и продолжать получать документы на бумаге, без каких-либо последствий для вас [проверить актуальную редакцию ТК РФ]. Для этого нужно написать заявление в свободной форме, мы подскажем как.

---

3. ПИСЬМО-АНОНС ОТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Тема: Переходим на электронный документооборот — что это значит для вас

Уважаемые коллеги,

с [дата] наша компания переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Это значит, что часть документов — заявления и приказы на отпуск, расчётные листки, ознакомление с локальными актами, графики работы — вы сможете подписывать онлайн, без визита в офис или ожидания бумажной версии.

Зачем это нужно

Мы хотим, чтобы оформление кадровых вопросов занимало минуты, а не дни — особенно учитывая, что у нас 46 точек и не всегда удобно подвозить бумаги. Электронная подпись через приложение «Госключ» имеет такую же юридическую силу, как и ваша подпись на бумаге.

Что будет дальше

• В ближайшие дни HR свяжется с вами, чтобы помочь установить и настроить приложение.
• На каждой точке пройдёт короткая встреча (15–20 минут), где покажем, как всё работает.
• Будет памятка — что делать и куда обращаться, если возникнут вопросы.

Важно

Если вы работаете в компании уже сейчас (устроены до [дата]) — переход на КЭДО для вас добровольный, вы можете отказаться и продолжать получать документы на бумаге, написав соответствующее заявление [проверить актуальную редакцию ТК РФ]. Для всех, кто устроится после этой даты, КЭДО будет основным форматом.

Понимаю, что любые изменения вызывают вопросы — поэтому HR-команда на связи и готова помочь каждому лично.

Спасибо, что вы с нами.

[Имя, должность]

---

4. ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ HR

А. Юридическая база (документы и согласия)

• [ ] Приказ о переходе на электронный документооборот (с указанием видов документов, сервиса, даты)
• [ ] Положение (локальный нормативный акт) о КЭДО: перечень документов, порядок, сроки, ответственные
• [ ] Уведомление всех действующих сотрудников о переходе на КЭДО (под роспись или электронно, с указанием срока на размышление) — [проверить обязательный срок уведомления, ориентир 2 месяца, ст. 22.2 ТК РФ — проверить актуальную редакцию]
• [ ] Форма заявления сотрудника о согласии на применение ЭДО (для тех, кто принят до перехода)
• [ ] Форма заявления сотрудника об отказе от ЭДО (право для «старых» сотрудников) [проверить актуальную редакцию ТК РФ]
• [ ] Для вновь принимаемых — согласие на КЭДО включено в пакет документов при приёме
• [ ] Соглашение / допсоглашение к трудовому договору о способе электронного взаимодействия (если требуется по вашей схеме) [проверить]
• [ ] Приказ о назначении ответственного за ведение КЭДО и администрирование сервиса

Б. Настройка 1С:ЗУП

• [ ] Обновление конфигурации до версии с поддержкой интеграции с сервисом КЭДО
• [ ] Настройка интеграции 1С:ЗУП ↔ сервис КЭДО (API/обмен данными)
• [ ] Выгрузка и сверка справочника сотрудников (ФИО, СНИЛС, точка/филиал, должность)
• [ ] Настройка шаблонов документов, которые переводим в ЭДО: заявление на отпуск, приказ на отпуск, расчётный листок, лист ознакомления, график работы
• [ ] Настройка автоматической выгрузки расчётных листков по периодам начисления зарплаты
• [ ] Тест выгрузки на 2–3 пилотных сотрудниках перед массовым запуском

В. Настройка сервиса КЭДО

• [ ] Регистрация компании в сервисе КЭДО, подключение модуля подписания через Госключ
• [ ] Загрузка базы сотрудников (ФИО, телефон, email, СНИЛС)
• [ ] Настройка ролей доступа (HR, администраторы точек, руководители)
• [ ] Настройка маршрутов согласования/подписания для каждого вида документа
• [ ] Настройка уведомлений (push/SMS/email) о новых документах на подпись
• [ ] Проверка интеграции с Госключом — тестовое подписание на пилотной группе
• [ ] Настройка хранения и архива подписанных документов (сроки хранения) [проверить требования по срокам хранения кадровых документов]

Г. Обучение и коммуникация

• [ ] Подготовка и рассылка письма-анонса от руководителя
• [ ] Подготовка памятки для сотрудников (см. выше)
• [ ] Назначение ответственных «амбассадоров КЭДО» на каждой из 46 точек (администраторы/управляющие)
• [ ] Проведение коротких офлайн/онлайн встреч по точкам — показать на практике, как подписывать
• [ ] Горячая линия/чат поддержки на переходный период (2–4 недели)
• [ ] Подготовка FAQ (на основе раздела 2 этого документа), размещение в общем чате/на инфостенде

Д. Сроки (ориентировочно, скорректировать под компанию)

---

Важные пометки, которые нужно проверить перед публикацией:

• точная формулировка и срок права на отказ для сотрудников, принятых до перехода на КЭДО [проверить актуальную редакцию ТК РФ, ст. 22.1–22.3]
• срок обязательного уведомления сотрудников о переходе на ЭДО
• перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид (увольнение по некоторым основаниям, акты о несчастных случаях и др.) [проверить]
• требования к срокам хранения электронных кадровых документов

Отлично, приступаем к подготовке материалов для внедрения КЭДО в вашей сети аптек.

---

1. Памятка для сотрудников: Переходим на электронный кадровый документооборот (КЭДО)

Уважаемый сотрудник!

Мы рады сообщить, что наша компания внедряет электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это современное и удобное решение, которое позволит вам оформлять многие кадровые документы быстрее и проще, без бумажной волокиты.

Что меняется?

• Удобство: Больше не нужно приходить в офис или ждать курьера, чтобы подписать документ. Все операции доступны онлайн.
• Скорость: Оформление отпуска, получение расчетного листка или ознакомление с новыми правилами займет считанные минуты.
• Экологичность: Мы сокращаем использование бумаги, заботясь об окружающей среде.
• Доступность: Все ваши документы будут храниться в электронном виде, и вы сможете получить к ним доступ в любое время.

Какие документы будут электронными?

• Заявления на отпуск
• Приказы на отпуск
• Расчетные листки
• Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)
• Графики работы

Как это работает? Подписание документов в 3 шага:

1. Получите уведомление: Когда вам нужно будет подписать документ, вы получите уведомление в СМС или на электронную почту (указанную вами).
2. Войдите в сервис КЭДО: Перейдите по ссылке из уведомления или зайдите в сервис КЭДО через браузер на компьютере или смартфоне.
3. Подпишите через Госключ:
4. В сервисе КЭДО вы увидите документ, который нужно подписать. Внимательно ознакомьтесь с ним.
5. Нажмите кнопку "Подписать". Система перенаправит вас в приложение "Госключ" на вашем смартфоне.
6. В приложении "Госключ" подтвердите подписание, используя ваш PIN-код или биометрию.
7. После подтверждения в "Госключе" документ будет считаться подписанным.

Что делать, если не получается?

• Проверьте интернет-соединение: Убедитесь, что у вас стабильный доступ к интернету.
• Перезагрузите приложение/браузер: Иногда это помогает решить временные сбои.
• Убедитесь, что приложение "Госключ" установлено и настроено: Если нет, установите его из App Store или Google Play и пройдите первичную регистрацию.
• Обратитесь в службу поддержки: Если проблема не решается, напишите нам.

Куда писать, если возникли вопросы или проблемы?

По всем вопросам, связанным с КЭДО, вы можете обратиться:

• По электронной почте: [Указать адрес корпоративной почты HR или специальной поддержки КЭДО]
• По телефону: [Указать номер телефона HR или специальной поддержки КЭДО]

Мы всегда готовы помочь вам освоить новую систему!

---

2. Ответы на опасения сотрудников

Уважаемые коллеги!

Мы понимаем, что любые изменения могут вызывать вопросы. Позвольте ответить на самые частые из них, чтобы вы чувствовали себя уверенно при переходе на КЭДО.

• «А если у меня нет компьютера?»
• Вы сможете использовать свой смартфон. Приложение "Госключ" и доступ к сервису КЭДО прекрасно работают на мобильных устройствах. Если у вас нет смартфона или доступа к интернету, мы предоставим вам возможность подписать документы на рабочем месте, используя корпоративный компьютер или планшет.
• «Это законно без живой подписи?»
• Да, это абсолютно законно. Федеральный закон [проверить номер и дату ФЗ об электронной подписи, например, 63-ФЗ от 06.04.2011] и статьи Трудового кодекса РФ [проверить актуальные статьи ТК РФ, например, ст. 22.1-22.3] регулируют использование электронных документов и электронных подписей в трудовых отношениях. Подпись через "Госключ" является усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), которая имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.
• «Не хочу ставить ещё одно приложение»
• Мы понимаем ваше беспокойство. Приложение "Госключ" – это государственное приложение, которое обеспечивает безопасность и юридическую значимость вашей электронной подписи. Оно используется не только для КЭДО, но и для других государственных сервисов. Установка "Госключа" – это одноразовая процедура, после которой подписание документов будет быстрым и удобным.
• «Увольнение тоже будет электронным?»
• Да, в соответствии с законодательством, документы, связанные с прекращением трудового договора, также могут быть оформлены в электронном виде с использованием электронной подписи. Это обеспечивает ту же юридическую силу и удобство, что и для других кадровых документов.

Мы стремимся сделать переход максимально комфортным для каждого из вас и готовы ответить на любые дополнительные вопросы.

---

3. Текст письма-анонса от руководителя

Тема: Важное объявление: Переходим на электронный кадровый документооборот (КЭДО)!

Уважаемые коллеги!

С радостью сообщаю вам о важном шаге в развитии нашей компании – внедрении системы электронного кадрового документооборота (КЭДО). Это современное решение, которое позволит нам значительно упростить и ускорить многие процессы, связанные с кадровым учетом.

Мы всегда стремимся создавать для вас максимально комфортные условия труда, и переход на КЭДО – это один из таких шагов. Теперь вы сможете оформлять заявления на отпуск, получать расчетные листки, ознакамливаться с локальными актами и графиками работы в электронном виде, не тратя время на бумажную волокиту и посещение отдела кадров.

Что это значит для вас?

• Удобство и доступность: Все необходимые кадровые документы будут доступны вам в любое время и в любом месте, где есть интернет – с компьютера или смартфона.
• Экономия времени: Оформление документов займет считанные минуты.
• Безопасность и надежность: Ваши данные будут надежно защищены, а электронная подпись через "Госключ" гарантирует юридическую значимость каждого документа.
• Забота об экологии: Мы сокращаем потребление бумаги, внося свой вклад в сохранение окружающей среды.

Мы понимаем, что любые изменения требуют адаптации, и готовы оказать вам всю необходимую поддержку. Наш HR-отдел подготовил подробные инструкции и будет доступен для консультаций по всем вопросам, связанным с КЭДО.

Для сотрудников, принятых до [дата начала КЭДО], предусмотрено право отказаться от перехода на электронный документооборот. Мы обязательно проинформируем вас о порядке выражения вашего согласия или отказа.

Уверен, что внедрение КЭДО сделает нашу работу более эффективной и комфортной. Благодарю вас за понимание и активное участие в этом важном процессе.

С уважением,

[Имя руководителя компании]
[Должность руководителя]

---

4. Чек-лист для HR: Внедрение КЭДО

Цель: Успешный переход на КЭДО в сети аптек с 380 сотрудниками, используя 1С:ЗУП и сервис КЭДО с Госключом.

Сроки: [Указать примерные сроки, например: 2 месяца на подготовку, 1 месяц на пилот, 2 месяца на полный переход]

I. Подготовительный этап (до старта КЭДО)

• Нормативная база и приказы:
• [ ] Приказ о внедрении КЭДО в организации: Утверждает переход, определяет ответственных лиц, перечень документов, переводимых в КЭДО, дату начала.
• [ ] Положение о кадровом электронном документообороте (КЭДО): Подробно регламентирует порядок взаимодействия, использования электронных подписей, хранения документов, права и обязанности сторон. [Обязательно ознакомить сотрудников под подпись или с использованием ЭП].
• [ ] Приказ об утверждении перечня документов, по которым будет осуществляться КЭДО: Четко определяет, какие именно документы (заявления на отпуск, приказы на отпуск, расчетные листки, ознакомление с ЛНА, графики работы) переходят в электронный вид.
• [ ] Приказ о назначении ответственных за внедрение и поддержку КЭДО: Определяет сотрудников, которые будут отвечать за настройку, обучение, поддержку и решение проблем.
• [ ] Согласие на обработку персональных данных для целей КЭДО: [Проверить необходимость отдельного согласия, обычно достаточно общего согласия на обработку ПД, но может потребоваться уточнение для передачи данных в сервис КЭДО].
• [ ] Уведомление сотрудников, принятых до [дата начала КЭДО], о переходе на КЭДО и их праве отказаться: [Ст. 22.2 ТК РФ. Уведомление должно быть сделано в письменной форме и содержать информацию о праве отказаться от перехода. Срок на принятие решения – [проверить, обычно 2-3 месяца]].
• [ ] Форма согласия на осуществление КЭДО / отказа от КЭДО: Для сотрудников, принятых до [дата начала КЭДО].
• [ ] Согласие на получение расчетных листков в электронном виде: [Проверить, требуется ли отдельное согласие, т.к. расчетные листки – это особый вид документа].
• [ ] Согласие на использование УНЭП (Госключ) для подписания документов в КЭДО: [Проверить, требуется ли отдельное согласие на использование конкретного вида ЭП].
• Настройка 1С:ЗУП:
• [ ] Активация функционала КЭДО в 1С:ЗУП: [Проверить наличие и версию модуля КЭДО в вашей версии ЗУП].
• [ ] Настройка интеграции 1С:ЗУП с сервисом КЭДО: Установка коннектора, настройка обмена данными (выгрузка документов, получение статусов подписей).
• [ ] Маппинг документов: Сопоставление форм документов в 1С:ЗУП с шаблонами в сервисе КЭДО.
• [ ] Настройка маршрутов согласования и подписания: Определение, кто и в какой последовательности подписывает каждый тип документа.
• [ ] Загрузка данных сотрудников: Актуализация контактных данных (e-mail, номер телефона) для уведомлений.
• Настройка сервиса КЭДО:
• [ ] Регистрация компании в сервисе КЭДО.
• [ ] Настройка организационной структуры и пользователей.
• [ ] Загрузка шаблонов документов: Заявления на отпуск, приказы на отпуск, расчетные листки, шаблоны ознакомления с ЛНА, графики работы.
• [ ] Настройка ролей и прав доступа: Для HR-специалистов, руководителей подразделений, сотрудников.
• [ ] Настройка интеграции с "Госключом": Обеспечение корректной работы механизма подписания.
• [ ] Тестовое подписание документов: Проверка всего цикла документооборота с использованием "Госключа" на тестовых пользователях.
• Информирование и обучение сотрудников:
• [ ] Рассылка письма-анонса от руководителя.
• [ ] Распространение памятки для сотрудников.
• [ ] Проведение вебинаров/очных встреч: Демонстрация работы системы, ответы на вопросы.
• [ ] Создание FAQ по КЭДО.
• [ ] Подготовка инструкций по установке и использованию "Госключа".
• [ ] Обучение HR-специалистов и руководителей подразделений.

II. Этап перехода (старт КЭДО)

• [ ] Сбор согласий/отказов от сотрудников, принятых до [дата начала КЭДО].
• [ ] Актуализация данных сотрудников в 1С:ЗУП и сервисе КЭДО: Проверка наличия актуальных номеров телефонов и e-mail для уведомлений.
• [ ] Начало оформления новых документов в КЭДО: Постепенный переход на электронный формат для выбранных типов документов.
• [ ] Мониторинг работы системы: Отслеживание ошибок, сбоев, вопросов от сотрудников.
• [ ] Оперативная поддержка сотрудников: Готовность HR-отдела отвечать на вопросы и помогать в решении проблем.

III. Поддержка и развитие

• [ ] Регулярное обновление нормативной базы: Отслеживание изменений в законодательстве РФ по КЭДО.
• [ ] Актуализация Положения о КЭДО при необходимости.
• [ ] Сбор обратной связи от сотрудников: Для улучшения системы и процессов.
• [ ] Расширение перечня документов в КЭДО: Постепенное включение других кадровых документов.

Важные примечания:

• Право отказа: Сотрудники, принятые до даты внедрения КЭДО, имеют право отказаться от перехода на электронный документооборот. В этом случае работодатель обязан вести кадровый документооборот с ними в бумажном виде. [Ст. 22.2 ТК РФ].
• Новые сотрудники: Сотрудники, принимаемые на работу после даты внедрения КЭДО, по умолчанию включаются в КЭДО, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
• Обеспечение доступа: Работодатель обязан обеспечить сотрудникам возможность ознакомиться с электронными документами и получить их на бумажном носителе по запросу.
• Безопасность: Особое внимание уделить защите персональных данных и конфиденциальности информации.

Этот чек-лист поможет вам систематизировать процесс внедрения КЭДО и учесть все важные аспекты. Удачи!