Промпт: должностная инструкция

GigaChat 2 Max06.10.2026

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Общие положения

• Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, ответственность и условия работы специалиста по закупкам отдела снабжения компании.
• Специалист по закупкам относится к категории специалистов среднего звена.
• Назначение на должность осуществляется приказом генерального директора по представлению начальника отдела снабжения.
• Подчинение непосредственное — начальник отдела снабжения.
• Отсутствие подчиненных.

Требования к квалификации

• Высшее или среднее профессиональное образование в области экономики, управления закупочной деятельностью либо аналогичное профильное образование.
• Опыт работы в сфере закупок от двух лет.
• Уверенное владение системой автоматизации учета (например, 1С:Управление торговлей).
• Знание основ гражданского законодательства РФ, регулирующих договорную деятельность и заключение сделок.
• Профстандарт [проверить код профстандарта].

Должностные обязанности

Специалист по закупкам обязан:

1. Осуществлять поиск новых потенциальных поставщиков товаров/услуг, анализировать рынок цен и условий поставки.
2. Запрашивать и сравнивать коммерческие предложения от различных поставщиков продукции и услуг, готовить аналитический отчет по результатам анализа.
3. Согласовывать проекты договоров и спецификаций с юридическим отделом до момента подписания.
4. Контролировать соблюдение поставщиками установленных сроков выполнения обязательств по поставке товара.
5. Оформлять заявки на закупки в автоматизированной информационной системе предприятия (1С: Управление торговлей), контролировать статус исполнения заказов.
6. Проводить приемку товаров, выявлять случаи несоответствия качества и количества поставленных материалов условиям договора.
7. Составлять претензии поставщикам по факту нарушения условий контрактов (дефекты, просрочки, недостачи).
8. Участвовать в переговорах с контрагентами относительно урегулирования претензий и споров.
9. Систематизировать данные о поставщиках, формировать отчёты о работе подразделения по закупкам для руководства.

Права

Специалист по закупкам имеет право:

1. Получать необходимую информацию и доступ к базам данных компании, необходимые для качественного выполнения обязанностей.
2. Давать рекомендации руководству по улучшению системы закупок и снижению затрат.
3. Иметь доступ ко всей документации, связанной с заключением и исполнением договоров поставок.
4. Привлекать сотрудников других подразделений для оказания содействия в выполнении служебных заданий в рамках своей компетенции.
5. Предлагать изменения в структуру организации процессов снабжения и контроля закупок.

Ответственность

Специалист по закупкам несет персональную ответственность за:

1. Несоблюдение требований нормативных документов и внутренних регламентов компании.
2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных должностных обязанностей.
3. Неправомерное использование конфиденциальной информации компании.
4. Предоставление недостоверных сведений руководству и другим сотрудникам.
5. Ненадлежащий контроль своевременности поставок и соответствия требованиям заказчика по качеству и количеству товаров.

Взаимодействие с другими подразделениями

Специалист по закупкам взаимодействует:

• С юридическими службами — согласование проектов договоров и урегулирование юридических вопросов.
• Со складскими подразделениями — передача приёмки поступающих грузов, оформление сопутствующих документов.
• С бухгалтерией — предоставление первичных учетных документов и актов сверок.
• С производственными и проектными подразделениями — уточнение потребностей в материалах и оборудовании.

Порядок ознакомления

Ознакомление сотрудника с настоящей инструкцией производится под подпись при приёме на работу и дальнейшем изменении функционала. Ознакомление фиксируется в соответствующем журнале регистрации.

Что проверить кадровику или юристу перед утверждением:

1. Соответствие названия должности профилю деятельности согласно Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих или Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

1. Наличие и соответствие квалификационных характеристик профстандарту, указанному работодателем («Закупщик», № [проверить код профстандарта]).

1. Нет ли пересечения функций данной позиции с функциями других должностей внутри компании.

1. Полностью ли раскрыты основные функции работника, указанные в трудовом договоре, соответствуют ли трудовой функции согласно ст. 57 ТК РФ.

1. Учтены ли нормы локальных нормативных актов работодателя (правила внутреннего распорядка, положения о коммерческой тайне и другие).

ChatGPT (GPT-5.5)06.10.2026

Должностная инструкция

специалиста по закупкам отдела снабжения

УТВЕРЖДАЮ
_____________________________
должность руководителя организации
_____________________________ /Ф.И.О./
«___» __________ 20__ г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, должностные обязанности, права, ответственность и порядок взаимодействия специалиста по закупкам отдела снабжения.

1.2. Наименование должности: специалист по закупкам.

1.3. Структурное подразделение: отдел снабжения.

1.4. Специалист по закупкам относится к категории специалистов.

1.5. Специалист по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.

1.6. Подчинённых работников у специалиста по закупкам нет.

1.7. Назначение на должность и освобождение от должности специалиста по закупкам производится приказом работодателя в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами работодателя.

1.8. В своей работе специалист по закупкам руководствуется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• гражданским законодательством Российской Федерации в части заключения и исполнения договоров поставки;
• локальными нормативными актами работодателя;
• положением об отделе снабжения при его наличии;
• регламентами закупочной деятельности, договорной работы, документооборота и работы в 1С;
• приказами и распоряжениями работодателя и начальника отдела снабжения;
• настоящей должностной инструкцией.

1.9. Профессиональный стандарт применяется работодателем как ориентир при определении требований к квалификации и трудовых действий по должности.
Ориентировочный профстандарт: [проверить код профстандарта].

1.10. В период временного отсутствия специалиста по закупкам его обязанности исполняет работник, назначенный приказом или распоряжением работодателя, с учётом требований трудового законодательства и локальных нормативных актов.

2. Требования к квалификации

2.1. На должность специалиста по закупкам назначается лицо, имеющее:

• высшее образование или среднее профессиональное образование;
• опыт работы в сфере закупок, снабжения или материально-технического обеспечения не менее 2 лет;
• уверенные навыки работы в программе 1С:Управление торговлей или аналогичной конфигурации 1С.

2.2. Специалист по закупкам должен знать:

• основы закупочной деятельности в коммерческой организации;
• порядок поиска, проверки и выбора поставщиков;
• порядок запроса, получения и сравнения коммерческих предложений;
• основы договорной работы по поставкам товаров, материалов, оборудования или услуг, закупаемых для нужд работодателя;
• основные условия договоров поставки: предмет, цена, сроки, порядок оплаты, качество, комплектность, ответственность сторон;
• порядок согласования договоров внутри организации;
• порядок оформления заявок, заказов и иных закупочных документов в 1С:УТ;
• правила контроля сроков поставки;
• порядок приёмки товаров по количеству и качеству в пределах своей трудовой функции;
• порядок подготовки претензий поставщикам по фактам брака, недопоставки, нарушения сроков или иных нарушений условий поставки;
• основы деловой переписки и служебного документооборота;
• требования по сохранности коммерческой тайны и конфиденциальной информации;
• правила охраны труда, пожарной безопасности и внутреннего трудового распорядка в объёме, необходимом для исполнения должностных обязанностей.

2.3. Специалист по закупкам должен уметь:

• искать и анализировать информацию о поставщиках;
• сопоставлять коммерческие предложения по цене, срокам, условиям оплаты, качеству, гарантиям и иным существенным условиям;
• работать с заявками на закупку в 1С:УТ;
• вести деловую переписку с поставщиками и внутренними подразделениями;
• контролировать исполнение поставщиками согласованных сроков и условий поставки;
• готовить информацию и документы для договорного согласования с юридической службой;
• фиксировать нарушения поставщика и подготавливать материалы для претензионной работы.

3. Должностные обязанности

Специалист по закупкам обязан:

3.1. Принимать в работу заявки на закупку товаров, материалов, оборудования или услуг от подразделений организации в порядке, установленном локальными нормативными актами работодателя.

3.2. Проверять полноту и корректность сведений в заявках на закупку, включая наименование, количество, характеристики, требуемые сроки поставки и иные существенные параметры закупки.

3.3. Вести заявки на закупку в 1С:УТ, своевременно отражать в системе статусы, изменения, согласования и иную информацию по закупке.

3.4. Осуществлять поиск потенциальных поставщиков по закреплённой номенклатуре или заявкам, поступившим в отдел снабжения.

3.5. Проверять поставщиков с использованием доступных открытых источников и внутренних данных организации, в том числе проверять сведения о регистрации, деловой репутации, опыте поставок, наличии негативной информации, судебных споров или признаков недобросовестности в пределах предоставленных полномочий.

3.6. Направлять поставщикам запросы коммерческих предложений с указанием необходимых характеристик, объёмов, сроков поставки, условий оплаты и иных параметров закупки.

3.7. Получать, регистрировать и систематизировать коммерческие предложения поставщиков.

3.8. Сравнивать коммерческие предложения по цене, срокам поставки, условиям оплаты, качественным характеристикам, гарантийным условиям, логистическим условиям и иным существенным параметрам.

3.9. Подготавливать сводную информацию по результатам сравнения коммерческих предложений для начальника отдела снабжения или иного уполномоченного лица.

3.10. Запрашивать у поставщиков учредительные, регистрационные, банковские, технические, гарантийные и иные документы, необходимые для проверки поставщика, согласования договора и оформления закупки.

3.11. Подготавливать проекты заявок, заказов, спецификаций и иных закупочных документов в пределах своей трудовой функции.

3.12. Передавать договоры, спецификации, дополнительные соглашения и иные договорные документы на согласование юристу в установленном порядке.

3.13. Взаимодействовать с юристом по вопросам согласования условий договоров с поставщиками, включая условия о сроках поставки, качестве товара, ответственности сторон, порядке приёмки, гарантиях и претензионном порядке.

3.14. Передавать поставщикам согласованные договорные документы и контролировать получение подписанных экземпляров в порядке, установленном в организации.

3.15. Контролировать соблюдение поставщиками согласованных сроков поставки.

3.16. Запрашивать у поставщиков информацию о готовности товара к отгрузке, сроках отгрузки, транспортных документах и предполагаемой дате доставки.

3.17. Информировать начальника отдела снабжения о рисках нарушения сроков поставки, изменении условий поставки, невозможности исполнения заказа поставщиком или иных обстоятельствах, влияющих на обеспечение потребности организации.

3.18. Координировать с поставщиками вопросы замены товара, корректировки сроков поставки, изменения количества или иных условий закупки после согласования таких изменений с начальником отдела снабжения и иными уполномоченными лицами.

3.19. Взаимодействовать со складом, производственными, техническими или иными подразделениями по вопросам поступления, комплектности и соответствия поставляемых товаров заявленным параметрам.

3.20. Получать от склада или иного ответственного подразделения информацию о выявленном браке, недопоставке, пересортице, некомплектности или несоответствии товара условиям заказа, спецификации или договора.

3.21. Запрашивать у внутренних подразделений документы и сведения, необходимые для предъявления претензии поставщику по браку или иному нарушению условий поставки.

3.22. Подготавливать проекты претензий поставщикам по фактам брака, недопоставки, нарушения сроков поставки, несоответствия товара условиям договора или заказа.

3.23. Направлять поставщикам претензии после их согласования с начальником отдела снабжения и, при необходимости, с юристом.

3.24. Контролировать получение поставщиком претензии и сроки предоставления ответа на претензию.

3.25. Вести учёт направленных претензий, ответов поставщиков и результатов претензионной работы в установленном работодателем порядке.

3.26. Организовывать взаимодействие с поставщиком по вопросам замены бракованного товара, доукомплектования, возврата, предоставления корректирующих документов или иного урегулирования претензии в пределах своей трудовой функции.

3.27. Поддерживать актуальность данных о поставщиках, условиях поставки, контактных лицах и договорных документах в установленных информационных системах и реестрах.

3.28. Соблюдать установленные в организации регламенты закупочной деятельности, договорной работы, документооборота и работы в 1С:УТ.

3.29. Соблюдать требования по защите коммерческой тайны, персональных данных и иной конфиденциальной информации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей.

3.30. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования охраны труда, пожарной безопасности и иные обязательные требования, действующие у работодателя.

4. Права

Специалист по закупкам имеет право:

4.1. Запрашивать у работников и подразделений организации информацию и документы, необходимые для исполнения должностных обязанностей по закупкам.

4.2. Получать от инициаторов закупки уточнения по характеристикам, количеству, срокам и иным параметрам закупаемых товаров, материалов, оборудования или услуг.

4.3. Запрашивать у поставщиков коммерческие предложения, документы, сведения о товаре, сроках поставки, условиях оплаты, гарантиях и иных условиях закупки.

4.4. Использовать информационные системы работодателя, включая 1С:УТ, в пределах предоставленных прав доступа.

4.5. Вносить начальнику отдела снабжения предложения по выбору поставщика, изменению условий закупки, замене поставщика, оптимизации сроков или стоимости поставки.

4.6. Вносить предложения по улучшению порядка закупочной деятельности, претензионной работы и взаимодействия с поставщиками.

4.7. Участвовать в рабочих совещаниях по вопросам закупок, поставок, договорной и претензионной работы в пределах своей компетенции.

4.8. Получать от работодателя условия, документы, доступы и технические средства, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

4.9. Знакомиться с локальными нормативными актами работодателя, регулирующими его трудовую функцию, права и обязанности.

4.10. Реализовывать иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации, трудовым договором и локальными нормативными актами работодателя.

5. Ответственность

Специалист по закупкам несёт ответственность в пределах, установленных законодательством Российской Федерации:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и трудовым договором.

5.2. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, локальных нормативных актов работодателя, регламентов закупочной деятельности, договорной работы, документооборота и работы в 1С:УТ.

5.3. За несвоевременное внесение или некорректное отражение информации по закупкам, заявкам, поставщикам и претензиям в 1С:УТ или иных установленных системах учёта.

5.4. За несвоевременное направление запросов поставщикам, несвоевременную обработку коммерческих предложений, несвоевременное информирование начальника отдела снабжения о рисках нарушения сроков поставки.

5.5. За разглашение коммерческой тайны, персональных данных и иной конфиденциальной информации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей.

5.6. За нарушение требований охраны труда, пожарной безопасности и иных обязательных требований, действующих у работодателя.

5.7. За причинение работодателю ущерба — в порядке и пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.8. За правонарушения, совершённые при исполнении должностных обязанностей, — в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6. Взаимодействие с другими подразделениями

6.1. С начальником отдела снабжения специалист по закупкам взаимодействует по вопросам:

• получения задач и приоритетов по закупкам;
• согласования выбора поставщиков;
• согласования существенных условий закупки;
• информирования о рисках нарушения сроков поставки;
• согласования претензионной работы с поставщиками.

6.2. С юридической службой специалист по закупкам взаимодействует по вопросам:

• согласования проектов договоров, спецификаций и дополнительных соглашений;
• проверки условий договоров с поставщиками;
• согласования претензий поставщикам;
• получения правовой позиции по спорным ситуациям с поставщиками.

6.3. С бухгалтерией специалист по закупкам взаимодействует по вопросам:

• получения и передачи первичных документов в пределах установленного документооборота;
• уточнения условий оплаты поставщикам;
• сверки сведений по поставщикам, договорам, счетам и закрывающим документам.

6.4. Со складом специалист по закупкам взаимодействует по вопросам:

• поступления товаров, материалов или оборудования;
• выявления брака, недопоставки, пересортицы, некомплектности;
• получения информации и документов для претензионной работы;
• организации возврата или замены товара при наличии согласованных оснований.

6.5. С подразделениями — инициаторами закупок специалист по закупкам взаимодействует по вопросам:

• уточнения потребности в закупке;
• согласования характеристик, количества, сроков и иных параметров закупаемых товаров, материалов, оборудования или услуг;
• получения информации о соответствии поставленного товара заявленным требованиям;
• подготовки материалов для претензионной работы.

6.6. С поставщиками специалист по закупкам взаимодействует по вопросам:

• направления запросов коммерческих предложений;
• получения документов и сведений о поставляемых товарах;
• согласования рабочих условий поставки в пределах предоставленных полномочий;
• контроля сроков поставки;
• урегулирования вопросов по браку, недопоставке, пересортице, некомплектности и иным нарушениям условий поставки.

7. Порядок ознакомления

7.1. Специалист по закупкам знакомится с настоящей должностной инструкцией под подпись до начала исполнения должностных обязанностей.

7.2. При внесении изменений в настоящую должностную инструкцию работодатель знакомит специалиста по закупкам с изменениями под подпись в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами работодателя.

7.3. Один экземпляр настоящей должностной инструкции или её копия может быть передан работнику по его просьбе в порядке, установленном у работодателя.

Лист ознакомления

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен, экземпляр получил / доступ к инструкции предоставлен.

Перед утверждением кадровику или юристу проверить

1. Сверить обязанности с трудовым договором: должностная инструкция не должна расширять трудовую функцию специалиста по закупкам сверх условий трудового договора.

1. Проверить профстандарт: определить применимый профстандарт и его код, если компания использует его как ориентир, и заменить пометку [проверить код профстандарта] на корректные сведения либо оставить формулировку без конкретного кода.

1. Проверить соответствие локальным регламентам: закупки, договорная работа, претензионная работа, документооборот, работа в 1С:УТ, коммерческая тайна и персональные данные.

1. Проверить полномочия по договорам и претензиям: указать, имеет ли специалист право только готовить и направлять документы после согласования либо также подписывать отдельные документы по доверенности.

1. Проверить порядок ознакомления и изменения инструкции: особенно если инструкция является приложением к трудовому договору или самостоятельным локальным документом работодателя.

Claude Sonnet 506.10.2026

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста по закупкам отдела снабжения

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по закупкам отдела снабжения (далее — Работник).

1.2. Специалист по закупкам относится к категории специалистов.

1.3. Специалист по закупкам назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела снабжения.

1.4. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела снабжения.

1.5. В подчинении специалиста по закупкам сотрудники отсутствуют.

1.6. На время отсутствия специалиста по закупкам (отпуск, временная нетрудоспособность и пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный приказом генерального директора. Указанный работник приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. В своей деятельности специалист по закупкам руководствуется:

• Трудовым кодексом РФ и иным действующим законодательством РФ;
• Уставом организации;
• Положением об отделе снабжения;
• настоящей должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями руководства организации;
• локальными нормативными актами организации (правилами внутреннего трудового распорядка, положением о закупках, положением о коммерческой тайне и др.).

1.8. При разработке инструкции учтены положения профессионального стандарта [проверить код профстандарта], применяемого как ориентир (организация не относится к сфере обязательного применения профстандартов).

2. Требования к квалификации

2.1. На должность специалиста по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям:

• высшее образование или среднее профессиональное образование (при наличии дополнительного профессионального образования по направлению закупочной деятельности);
• опыт работы в сфере закупок/снабжения не менее 2 (двух) лет;
• уверенное владение программой 1С:Управление торговлей (1С:УТ);
• знание основ договорной работы, делового документооборота, навыки ведения деловой переписки и переговоров.

2.2. Специалист по закупкам должен знать:

• порядок поиска, проверки и оценки контрагентов (поставщиков);
• порядок подготовки и анализа коммерческих предложений;
• основы гражданского законодательства в части, касающейся заключения и исполнения договоров поставки;
• правила документооборота и ведения учёта заявок в 1С:УТ;
• порядок оформления претензий поставщикам при поставке некачественного товара.

3. Должностные обязанности

Специалист по закупкам:

3.1. Осуществляет поиск потенциальных поставщиков товаров (услуг) в соответствии с потребностями организации.

3.2. Проверяет поставщиков на предмет надёжности (запрашивает учредительные документы, проверяет сведения в открытых источниках, анализирует деловую репутацию).

3.3. Формирует и направляет поставщикам запросы коммерческих предложений.

3.4. Собирает, анализирует и сравнивает полученные коммерческие предложения по цене, срокам поставки и иным условиям.

3.5. Готовит сравнительные таблицы (анализ предложений) для принятия решения о выборе поставщика.

3.6. Направляет проекты договоров с поставщиками на согласование юристу организации, вносит правки по замечаниям юриста.

3.7. Контролирует соблюдение поставщиками сроков поставки товаров (услуг), установленных договорами.

3.8. Информирует начальника отдела снабжения о выявленных нарушениях сроков поставки.

3.9. Ведёт учёт заявок на закупку в программе 1С:Управление торговлей, своевременно вносит и актуализирует данные.

3.10. Оформляет претензии поставщикам в случае выявления брака, некомплекта или иного несоответствия поставленного товара условиям договора.

3.11. Контролирует сроки рассмотрения претензий поставщиками и получения ответов (удовлетворение претензии, замена товара, возврат денежных средств и т.п.).

3.12. Передаёт документы по совершённым закупкам (договоры, накладные, акты, счета-фактуры) в бухгалтерию в установленные внутренним регламентом сроки.

4. Права

Специалист по закупкам имеет право:

4.1. Запрашивать у структурных подразделений организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.2. Вносить на рассмотрение начальника отдела снабжения предложения по совершенствованию закупочной деятельности.

4.3. Взаимодействовать с юридической службой организации по вопросам согласования и заключения договоров с поставщиками.

4.4. Получать от руководства организации информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.6. Повышать свою квалификацию в порядке, установленном в организации.

5. Ответственность

Специалист по закупкам несёт ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.

5.2. За правонарушения, совершённые в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

5.4. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну организации, и персональных данных контрагентов — в соответствии с действующим законодательством и локальными актами организации.

5.5. За несвоевременное и недостоверное ведение данных в 1С:УТ.

6. Взаимодействие с другими подразделениями

6.1. С отделом снабжения (руководителем) — получает задания, отчитывается о выполненной работе, согласовывает выбор поставщиков.

6.2. С юридическим отделом (юристом) — направляет проекты договоров на согласование, получает заключения и правки, взаимодействует по претензионной работе.

6.3. С бухгалтерией — передаёт первичные документы по закупкам, согласовывает вопросы оплаты поставщикам.

6.4. Со складом — получает информацию о приёмке товара, фактах брака или несоответствия поставки, согласовывает сроки и условия поставки.

6.5. С производственными/иными подразделениями-заказчиками — получает заявки на потребность в товарах (услугах), уточняет требования к закупаемой продукции.

7. Порядок ознакомления

7.1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, другой — у Работника.

7.2. Ознакомление с должностной инструкцией осуществляется при приёме на работу (до подписания трудового договора) под роспись.

7.3. Экземпляр инструкции работник получает на руки, о чём делается отметка в листе ознакомления.

Я, ___________________________ (ФИО), с должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки.

Дата: _______________ Подпись: _______________

Что проверить кадровику/юристу перед утверждением

1. Соответствие трудовому договору. Сверить перечень обязанностей из раздела 3 с трудовой функцией, указанной в трудовом договоре работника, — инструкция не должна содержать обязанностей, не охваченных трудовым договором (иначе потребуется допсоглашение).

1. Код и наименование профстандарта. Уточнить и вписать корректный код/наименование профстандарта (ориентировочно — профстандарт в области закупок/снабжения), либо исключить ссылку на профстандарт, если решено им не руководствоваться.

1. Материальная ответственность. Проверить, требуется ли заключение отдельного договора о полной материальной ответственности (с учётом того, что работник работает с ТМЦ и договорами) и соответствует ли должность перечню должностей, утверждённому Постановлением Минтруда РФ № 85.

1. Коммерческая тайна и персональные данные. Проверить наличие в организации утверждённого Положения о коммерческой тайне и подписанного работником обязательства о неразглашении — иначе пункт 5.4 будет декларативным и неисполнимым.

1. Согласованность с Положением об отделе снабжения и штатным расписанием. Убедиться, что наименование должности, подчинённость и структура полностью совпадают со штатным расписанием и Положением о подразделении, во избежание расхождений при проверках ГИТ.

Gemini 2.5 Flash06.10.2026

ЧЕРНОВИК ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО ЗАКУПКАМ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по закупкам отдела снабжения [Наименование организации].
1.2. Специалист по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Специалист по закупкам назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора по представлению начальника отдела снабжения.
1.4. Специалист по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.
1.5. Специалист по закупкам не имеет в подчинении других сотрудников.
1.6. В своей деятельности специалист по закупкам руководствуется:

• действующим законодательством Российской Федерации;
• Уставом [Наименование организации];
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями Генерального директора и начальника отдела снабжения;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. На время отсутствия специалиста по закупкам (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ

2.1. Для работы в должности специалиста по закупкам требуется:

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы в сфере закупок не менее 2 (двух) лет.
• Уверенное владение программами пакета Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Уверенное владение программой 1С:Управление торговлей (1С:УТ).

2.2. При разработке настоящей должностной инструкции учтены положения профессионального стандарта [проверить код профстандарта], применимые к трудовой функции специалиста по закупкам.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществлять поиск и проверку потенциальных поставщиков товаров/услуг, необходимых для деятельности [Наименование организации].
3.2. Запрашивать и сравнивать коммерческие предложения от различных поставщиков, проводить анализ условий поставки, цен и качества предлагаемой продукции/услуг.
3.3. Подготавливать проекты договоров с поставщиками и передавать их на согласование в юридический отдел.
3.4. Контролировать соблюдение сроков поставок товаров/услуг в соответствии с условиями заключенных договоров.
3.5. Вести учет заявок на закупку и движение товаров в информационной системе 1С:Управление торговлей (1С:УТ).
3.6. Осуществлять претензионную работу с поставщиками в случае выявления брака, некомплектности или несоответствия поставленных товаров/услуг заявленным требованиям.
3.7. Подготавливать отчеты о закупочной деятельности по запросу начальника отдела снабжения.
3.8. Участвовать в разработке и оптимизации процедур закупок.

4. ПРАВА

Специалист по закупкам имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений [Наименование организации] информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.2. Вносить предложения начальнику отдела снабжения по совершенствованию своей работы и работы отдела в целом.
4.3. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Требовать от руководства [Наименование организации] создания условий для выполнения своих должностных обязанностей, включая обеспечение необходимым оборудованием, материалами и информацией.
4.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист по закупкам несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба [Наименование организации] в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, правил пожарной безопасности и техники безопасности.
5.5. За разглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в процессе выполнения должностных обязанностей.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Специалист по закупкам взаимодействует:

6.1. С юридическим отделом: по вопросам согласования договоров с поставщиками, претензионной работы.
6.2. С финансовым отделом/бухгалтерией: по вопросам оплаты счетов поставщиков, сверки взаиморасчетов.
6.3. С отделом продаж/производства: по вопросам получения заявок на закупку, уточнения требований к закупаемым товарам/услугам.
6.4. С отделом логистики/складом: по вопросам контроля сроков поставок, приемки товаров, оформления необходимой документации.
6.5. С другими структурными подразделениями: по вопросам, касающимся обеспечения их деятельности необходимыми товарами/услугами.

7. ПОРЯДОК ОЗНАКОМЛЕНИЯ

7.1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, другой – у специалиста по закупкам.
7.2. Ознакомление специалиста по закупкам с настоящей должностной инструкцией производится при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления удостоверяется подписью сотрудника в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции, либо в журнале ознакомления с локальными нормативными актами.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник отдела снабжения: _________________________ / _________________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Дата: «___» ____________ 20___ г.

ОЗНАКОМЛЕН:

Специалист по закупкам: _________________________ / _________________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Дата: «___» ____________ 20___ г.

ПУНКТЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ КАДРОВИКУ ИЛИ ЮРИСТУ ПЕРЕД УТВЕРЖДЕНИЕМ:

1. Соответствие трудовому договору: Убедиться, что все должностные обязанности, указанные в инструкции, не выходят за рамки трудовой функции, определенной в трудовом договоре. В противном случае, потребуется внесение изменений в трудовой договор.
2. Актуальность профстандарта: Проверить актуальность и правильность кода профессионального стандарта, на который делается ссылка. В случае отсутствия прямого профстандарта для данной должности, убедиться, что использованы релевантные положения смежных профстандартов или стандартов, применяемых в отрасли.
3. Полнота и конкретность обязанностей: Проверить, что обязанности сформулированы максимально конкретно, без двусмысленности, и охватывают все фактические задачи сотрудника. Избегать общих формулировок, которые могут быть истолкованы широко.
4. Правовая корректность разделов "Права" и "Ответственность": Убедиться, что формулировки в этих разделах соответствуют действующему законодательству РФ и не ущемляют права работника или работодателя.
5. Порядок ознакомления: Проверить, что процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией четко прописана и соответствует внутренним регламентам компании (например, наличие листа ознакомления или журнала).